Mewarnai Barang Yang Sudah Kadaluarsa Dengan Conditional Formatting Dalam Excel

Mewarnai Barang Kadaluarsa Dalam Excel – Tanggal kadaluarsa atau tanggal Expired merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah data barang.
Seperti yang sudah dijelaskan dalam artikel sebelumnya bahwa tanggal kadaluarsa merupakan tanggal batas maksimal sebuah produk untuk bisa digunakan.
Dalam sebuah laporan data barang tentu kita bisa menampilkan tanggal Expired atau tanggal kadaluarsa ini.
Secara umum ada dua opsi untuk menampilkan tanggal kadaluarsa yaitu opsi pertama kita hanya menampilkan tanggal kadaluarsanya saja.
Sedangkan opsi yang kedua kita bisa menandai barang mana saja yang sudah kadaluarsa atau mendekati kadaluarsa.
Untuk menandai barang yang sudah kadaluarsa salah satu caranya adalah dengan memberikan warna tertentu kedalam barang yang sudah kadaluarsa atau akan kadaluarsa.
Dalam Excel mewarnai sebuah cell secara otomatis tentu bisa dilakukan dan Excel sudah menyediakan menu tersendiri.
Bagaimana cara mewarnai barang yang sudah kadaluarsa serta menu apa saja yang digunakan ? mari kita membahasnya dalam artikel ini.

Mewarnai Barang Yang Sudah Kadaluarsa Dalam Excel

Untuk mewarnai cell dengan syarat atau kriteria tertentu dalam Exel sudah ada menu tersendiri yaitu Conditional Formatting.

Baca Juga : Conditional Formatting, Cara Menggunakan Fitur Conditional Formatting Excel
Conditonal Formatting dalam Excel dapat digunakan untuk mewarnai cell secara otomatis dengan syarat atau kriteria yang bisa kita tentukan sesuai dengan kebutuhan.
Menu Conditional Formatting ini terdapat dalam Tab Home dan kelompok menu Styles.
Tapi sebelum kita membahas bagaimana cara mewarnai barang yang sudah kadaluarsa saya akan menjelaskan terlabih dahulu perbedaan artikel ini dengan artikel sebelumnya yang juga membahas tentang tanggal kadaluarsa.
Dalam artikel sebelumnya kita sudah membahas tentang cara menghitung dan menampilkan tanggal kadaluarsa berdasarkan tanggal produksi serta jumlah hari, bulan atau tahun kadaluarsa.
Jadi dalam artikel tersebut kita hanya menghitung tanggal kadaluarsa serta menampilkannya dalam kolom masing – masing barang.

Baca Juga : Rumus Excel Untuk Menghitung Tanggal Expired atau Tanggal Kadaluarsa Barang
Sedangkan dalam artikel kali ini kita akan membahas bagaimana cara menandai dengan warna untuk barang yang sudah kadaluarsa dan akan kadlaursa.
Jadi, menurut saya perbedaan kedua artikel ini cukup jelas dan jika ingin mengetahui cara menghitung tanggal kadaluarsa silahkan baca dalam artikel tersebut.

Cara Mewarnai Barang Yang Sudah Kadaluarsa Dalam Excel

Selanjutnya mari kita lihat bagaimana cara mewarnai barang yang sudah kadaluarsa dan akan kadaluarsa dengan menggunakan Conditional Formatting.

Ada dua kondisi yang akan kita berikan warna dalam data barang yang kita miliki.

Kondisi yang pertama adalah untuk barang yang sudah kadaluarsa atau sudah melewati tanggal expired akan diberikan warna merah.

Kondisi yang kedua untuk barang yang hanya sisa 30 hari sebelum melewati tanggal kadaluarsa akan kita berikan warna kuning.

Secara default warna putih dalam data barang yang kita miliki adalah barang yang tanggal kadaluarsanya melebihi dari 30 hari.

Untuk contoh tampilan Excelnya silahkan perhatikan gambar berikut ini :

mewarnai barang yang sudah dalauarsa dalam excel

Dalam gambar tersebut ada satu barang yang sudah kadaluarsa dan kolom D akan otomatis berwarna merah.

Selain itu ada satu barang yang sudah hampir kadaluarsa dan diberikan warna kuning.

Untuk barang yang berwarna putih artinya barang tersebut masih dalam kondisi aman dan belum mendekati tanggal kadaluarsa.

Sebelum melihat rumus dan setting pada Conditional Formatting terlebih dahulu kita akan mengisi sisa hari dalam kolom E seperti yang terlihat dalam gambar diatas.

Rumus yang digunakan dalam kolom tersebut adalah sebagai berikut :

=D5-TODAY()

Kolom ini akan menghitung berapa sis hari tanggal kadaluarsa barang yang dihitung berdasarkan tanggal hari ini.

Kolom E ini akan terus update setiap kita buka file Excel, artinya setiap hari angka ini akan terus berubah sesuai dengan selisih tanggal hari ini dan tanggal kadaluarsanya.

Untuk pembaca yang belum memahami rumus TODAY saya jelaskan sedikit bahwa rumus ini dalam Excel dapat digunakan untuk menampilkan tanggal hari ini dalam cell Excel.

Baca Juga : Rumus TODAY Di Excel Untuk Menampilkan Tanggal Hari Ini

Jadi, dengan rumus ini tanggal yang muncul akan terus berubah sesuai dengan tanggal hari ini.

Conditional Formatting yang pertama kita akan gunakan untuk barang yang tanggal kadaluarsanya sudah lewat.

Sebelum membuka menu Conditional Formatting silahkan pilih atau blok cell yang akan diberikan format, dalam contoh gambar diatas saya plih cell D5:D8.

Untuk membuka menu Conditional Formattingnya silahkan klik Tab Home, selanjutnya klik Conditional Formatting dan terakhir klik New Rule.

Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Formatting Rule, dalam kotak dialog ini silahkan klik Use formula to determine which cells to format.

Dalam kotak Format values where this formula is true masukan rumus sebagai berikut : 

=AND(D5<>"";E5<0)

Jika kesulitan silahkan perhatikan gambar kotak dialog New Formatting Rule berikut ini :

mewarnai barang yang sudah dalauarsa dalam excel

Setelah memasukan rumus kedalam kotak Format values where this formula is true maka selanjutnya klik tombol Format untuk mengubah warna menjadi merah.

Perhatikan, saat memilih warna atau setelah klik tombol Format dan muncul kotak dialog Format Cell silahkan klik Tab Fill kemudian pilih warna merah dan terakhir klik OK.

Langkah yang terakhir adalah klik OK dalam kotak dialog New Formatting Rule dan setting untuk kondisi yang pertama sudah selesai.

Selanjutnya kondisi yang kedua kita akan memberikan warna kuning untuk barang yang kadaluarsanya tinggal 30 hari saja.

Untuk kondisi yang kedua saya akan uraikan langkah – langkahnya supaya tidak bingung.

Adapun langkah – langkahnya adalah sebagai berikut :

  1. Pilih atau blok cell D5 sampai dengan cell D8 
  2. Klik Tab Home
  3. Klik Conditional Formatting
  4. Klik New Rule
  5. Klik Use a formula to determine which cells to format
  6. Dalam kotak Format values where this formula is true masukan rumus : =AND(D5<>"";E5<=30;E5>0)
  7. Klik Format, selanjutnya akan muncul kotak dialog Format Cells
  8. Dalam kotak dialog Format Cells klik Tab Fill
  9. Dalam kotak dialog Format Cells klik pilihan warna kuning
  10. Dalam kotak dialog Format Cells Klik OK
  11. Setelah klik OK dalam kotak dialog Format Cells maka tampilan akan kembali ke kotak dialog New Formatting Rule
  12. Klik OK

Kedua kondisi dan rumus untuk pengaturan warna merah dan kuning sudah dimasukan dan hasilnya akan terlihat seperti dalam contoh gambar diatas.

Jika masih kesulitan memahami uraian dan penjelasan diatas silahkan lihat dalam contoh filenya berikut ini :

Nama file : Tanggal kadaluarsa dengan Conditional Formatting
Ukuran : 11 kb
Link : contoh file

Jika tetap masih kurang memahami setelah melihat contoh filenya mari kita diskusikan melalui kolom komentar dibawah artikel ini.

Itulah pembahasan kita kali ini tentang cara mewarnai barang yang sudah kadaluarsa dalam Excel dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.
   

Leave a Comment